Feladatkezelés listákkal nem csak kezdőknek

Kisebb-nagyobb projektekre mind használtunk már listákat a hatékonyságnövelés érdekében. Biztos írtál már bevásárlólistát, vagy karácsony előtt ajándéklistát, talán bakancslistád is van. Akkor írunk listákat, ha valamit nem tudunk, vagy nem akarunk fejben tartani, és ezt nagyon helyesen tesszük. Rengeteg kreatív szellemi energiát felszabadíthatunk, ha nem tárolási munkákkal terheljük le az agyunkat.

Mikor ideális számodra a listaírás, mint feladatkezelési módszer?

Akkor, ha nagyon sokoldalú vagy, és több fronton is tevékenykedsz. Ha te is több projektet viszel egyszerre, zsonglőrködsz a család, a munka, a hobbi, kutyák-macskák stb. között, akkor a listák életmentőek lehetnek számodra.

Akkor, ha impulzív személyiség vagy, vagyis „ad hoc” szeretsz dolgokat csinálni. Éppen amihez kedved van, és maga a Jóisten sem tudna rávenni olyan tevékenységre, amihez nincsen kedved. Ha magadra erőlteted mégis, az a teljesítményeden is meglátszik. Ugyanis, ha úgy keltél fel, hogy plafont akarsz festeni, de neked adminisztrálnod kell, akkor biztos rengeteg elütés és elírás lesz a papírmunkában, és kétszer annyi idő lesz összehozni, mint máskor.

Akkor, ha önfegyelemből nem kapnál csillagos ötöst. A listák végig vezetnek a tevékenységeken. Másfelől nagyon motiváló tud lenni, mikor felhalmozódnak, szinte csúnyán néznek rád a listáid, ha halogatsz.

Hogyan kezdj bele a listaírásba?

Kezd a napi teendőlistával. A reggeli kávé mellett írj fel 5 dolgot, amit aznap meg szeretnél csinálni. Az 5 bőven elég, néha még sok is. Nem javaslom, hogy ennél többet felírj, ami nem jelenti azt, hogy nem csinálhatsz több dolgot is. Jellemzően az első 1-2 héten túl fogod magad tervezni, de szép lassan megismered majd a kapacitásaidat.

Ha valamit nem sikerül teljesíteni a listáról, akkor azt automatikusan tedd át a következő napra akkor is, ha nem tervezel aznap foglalkozni vele. Görgesd tovább, különben el fog veszni, felejtődni, nem lesz elvégezve.

Ha precízebb akarsz lenni, a lista elemeit fontossági sorrendbe is rendezheted, és aszerint láthatsz neki a megvalósításnak.

Ez egy nagyon egyszerű feladat, mégis magasabb szintre emeli benned a tudatosságot.

Hogyan maxolhatod ki a checklisták adta lehetőségeket?

Nincs is annál jobb érzés, mikor az év utolsó napján előveszed a listáidat, és rádöbbensz, hogy mennyi mindent elvégeztél. A hosszútávú listáknak megvan az a varázslatossága, hogy pontosan nyomon tudod követni a haladásodat. Ha teljesítményorientált vagy, szeretni fogod.

Először is szedd össze a különböző életterületeidet, és adj nekik egy címkét (nevet). Nekem ilyen checklistáim vannak: Tanulás, Egészség, Motivátor Magazin, Kacatirtás, Ház körül, Admin, Kutyák stb.

Mindegyikhez rendelj egy vizuális képet, hogy hova szeretnél eljutni az adott témában. Korlátozhatod a listát az év végéig, vagy lehet időtlen is, bár ez utóbbival nehezebb haladni tapasztalataim szerint. (Mert ott van az „ej ráérünk arra még”-faktor). Ha már megvan az irány, akkor könnyű felírni a tételeket, melyek tulajdonképpen lépések a célod felé.

Valahogy így fest nálam az MM lista:

Van még mit tennem bőven, a többi listámról nem is beszélve. Hasznos dolog checklistákat rendelni a projektjeidhez, mert mindig elő tudod venni azt, amivel éppen haladni szeretnél. Simán fel tudod venni a fonalat.

Ha készen vagy a listaírással, akkor jön a legfontosabb dolog: el kell döntened, hogy áthúzós vagy kipipálós típus vagy-e! Ez az apró kis rituálé majd mindig mosolyra fakaszt.

+TIPP

Ha digitálisan vezetnéd a listáidat, akkor erre számtalan appot találsz. Én a papír híve vagyok, de mellette a Trello feladatkezelőjét is használom.