Mi a timeboxing módszer?

A timeboxing egy időmenedzsment technika, melynek a lényege, hogy a feladatainknak konkrét sávokat alakítunk ki, és csak ezekben a sávokban foglalkozunk velük. Lényegében két összetevős dolog. Kell hozzá egy feladatlista és egy részletes naptár, ahol az órák is fel vannak tüntetve. A feladatlista összeállításához segíthet ez a cikk: Feladatkezelés listákkal nem csak kezdőknek.

Hogyan működik?

A timeboxing működése egyszerű. Az előre meghatározott időkeretet egy adott feladatra fordítjuk, és a feladat befejezéséig ezen időkereten belül dolgozunk. Ha a feladatot elvégeztük a kereten belül, akkor a maradék időt más tevékenységekre fordíthatjuk, vagy pihenhetünk.

Viszont, ha a kereten belül nem tudjuk befejezni a feladatot, akkor is félre kell tennünk, és egy új sávot nyitni neki máskor. Ezzel a módszerrel hatékonyabban tudjuk elvégezni a feladatainkat, miközben folyamatosan monitorozni tudjuk, hogy mennyi időt használtunk fel. Ezzel a tudással könnyebb lesz megszervezni a napi teendőinket.

Így néz ki timeboxing módszerrel megtervezett 3 fél nap, csak, hogy lásd vizuálisan:

Timeboxing 5 lépésben:

1. Kell hozzá egy naptár, pl. Google
2. Írd össze a teendőidet!
   Érdemes egy hétre előre tervezni, de ha nem vagy képben a feladataiddal, akkor 1-2 napra.
3. Rendelj a feladatokhoz időkeretet!
   Meg kell határoznod, hogy mennyi időt szánsz az adott feladatra, és ezt rögzítsd a naptárba. Érdemes betervezni puffer időt, ami azt jelenti, hogy ráhagysz a feladatra egy kis plusz időt, ha csúsznál vele. A pihenésnek is külön idősávot kell kialakítani, ne zsúfold tele a napot feladatokkal!
4. Használj valamilyen időzítőt, ami méri az adott feladatra fordított időt!
5. Tartsd magad a tervhez! Ha 8-9-ig olvasást terveztél, akkor ne csinálj semmi mást, csak olvass. Ha sikerül fél óra alatt elolvasnod, amit terveztél, akkor a maradék fél órát pihenéssel töltsd, vagy valami apró nem tervezett dologgal. Ne ugorj át egy másik idősávra tervezett feladatra!

Milyen előnyei vannak a timeboxingnak?

Segít a koncentrációban. Mivel csak korlátozott időd van egy feladatra, motiváltabb leszel, hogy be is fejezd. Az, hogy valaminek elkülönítesz egy idősávot a napodból, az azt is jelenti, hogy mással nem akarsz foglalkozni, tehát a figyelmedet is elkülöníted az adott feladatra.

Megtanít menedzselni az idődet. Kicsit macerás bevezetni az életedbe, mint minden új szokást, de ha következetesen használod, akkor sokkal jobban tisztában leszel azzal, hogy mit mennyi idő alatt vagy képes megoldani. Kialakulnak majd újabb rutinjaid, melyek hosszútávon több energiát spórolnak meg neked.

Javítja a teljesítményedet. Azzal, hogy keretrendszerbe helyezzük a tevékenységeinket, könnyebben el is végezzük őket. Nem csak úgy csinálgatunk dolgokat, hanem megvan, hogy mikor mit kell csinálnunk, ami növeli az eredményességet.

Milyen hátrányai vannak?

Túl nagy önfegyelmet igényel. Ugyan mi, saját magunk határozzuk meg az idősávokat és a feladatokat, de néha szeretjük megszegni a saját szabályainkat is. Itt viszont szigorúan követni kell a tervet, különben borul az egész rendszer.

A váratlan események nehezen tervezhetők. Néha a külső körülmények felülírhatják a terveinket, és akkor borul a rendszer. Ha sokszor van olyan idősávod, amiben mást kell csinálnod, mint amit elterveztél, akkor feltorlódnak a feladatok.

Nem mindig kiszámítható. Nem mindig tudjuk, hogy egy adott feladat mennyi időnket fogja igényelni. Ha valamit nagyon rosszul mérünk fel, akkor szintén borul az egész rendszer, mint a dominó.

Pszichológiai nyomás. Ha nem sikerül befejeznünk egy feladatot a kijelölt idősávban, akkor az befejezetlen marad, amíg újabb sávot nem kap. A befejezetlen dolgok stresszelik a szervezetet.

Mindenesetre érdemes kipróbálni, hátha beválik neked ez a hatékonyságnövelő módszer. Kimaxolni úgy tudod ezt a technikát, ha tisztában vagy a napi energiáiddal is nem csak az időddel. Gyakran a rendelkezésünkre álló idő nem arányos a rendelkezésünkre álló energiával. Ha sikerül úgy beosztanod az idődet, hogy az passzol az energiaszintjeiddel, akkor fogod a legjobban érezni magadat. Ebben segíthet ez a cikk: Így rajzold meg a saját energiagörbéd.

Források:

Timentor: Mi az a timeboxing és hogyan működik?

Minner: A milliárdosok produktivitási módszere: timeboxing, time blocking