Mi az Eisenhower időgazdálkodási mátrix?

Stephen R. Covey A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása című könyvében kidolgozott egy önmenedzselési rendszert, melyet Eisenhower tábornokról nevezett el. Ennek a rendszernek a lényege, hogy különbséget kell tenni fontos és sürgős tevékenységek között, mert csak ezek tudatában leszünk képesek az önmegvalósításra.

A rendszer továbbá arra is jó, hogy priorizáljuk a feladatainkat, és képesek legyünk jobban beosztani az időnket.

Mi az, ami sürgős?

Ha valami sürgős, az azt jelenti, hogy azonnali figyelmet igényel. Most kell lépnünk a dologgal kapcsolatban, nem halasztható későbbre. A sürgős dolgok nyomást gyakorolnak ránk, ezért általában nyilvánvalóak, de sok esetben nem fontosak.

Mi az, ami fontos?

Ha valami fontos, akkor annak eredménye van. Egy fontos dolog összhangban áll a küldetéseddel, a céljaiddal, az értékeiddel. Ha számodra fontos tevékenységet végzel, az hozzájárul a fejlődésedhez.

Hogy néz ki az időgazdálkodási mátrix, és mik a veszélyzónák?

Az I. zóna, a „tűzoltók zónája”. Ha nincs elképzelésünk, hogy mi az, ami igazán fontos számunkra, mit szeretnénk elérni az életben, könnyen beleesünk abba a csapdába, hogy időnk nagy részében sürgős dolgokra reagálunk.

Az ilyen sürgős dolgokat válságoknak vagy problémáknak hívjuk. A velük foglalkozókat pedig válságmenedzsereknek, probléma központú embereknek, akik határidő nyomására teljesítenek. Sokszor mi is ebben a szerepben találjuk magunkat.

Az ilyen típusú emberek a IV. „zombi-zónába” menekülnek pihenni, vagyis a nem fontos és nem sürgős, időrabló tevékenységekhez. Ritkán jutnak el a II. zónába.

Ha sokat vagy az I. és a III. zónában, akkor jó úton vagy a krónikus stressz és a kiégés felé.

A III. zóna, az „önkéntes tűzoltók zónája” csak annyiban különbözik az elsőtől, hogy a fontosság itt csak illúzió, mert valójában mások elvárásai és elsőségei kapcsolódnak ide. Ezek a „tűzoltók” elismerésen kívül semmi mást nem kapnak.

Azok az emberek, akik idejük nagy részét a III. és a IV. zónában töltik, nem sokat tesznek önmagukért, nem csoda, hogy áldozatnak érzik magukat.

Hogyan töltsünk több időt a II. zónában?

A II. zóna, az „önmenedzselők zónája”, ahol a legtöbbet kéne lenned. Itt olyan tevékenységek vannak, mint tervezés, személyes céljaink megfogalmazása, megelőző karbantartás, testmozgás.

Az ilyen előremutató tevékenységeket fontosnak tartjuk, de nem sürgősnek, ezért sajnos nem fordítunk rájuk elég figyelmet. Pedig minél több időt töltesz ebben a zónában, annál kevesebb sürgős dolgod lesz. A hatékony emberek nem a problémákra, hanem a lehetőségekre összpontosítanak.

Próbáljunk meg lefaragni a III. zónás feladatokból. Ezek másnak fontosak, foglalkozzon velük más, delegáljuk őket, és tanuljunk meg nemet mondani. Ha igazán hatékony akarsz lenni, akkor ne tölts sok időt a IV. zónában, ahol az időrabló, lényegtelen dolgok vannak, üres szórakozások. Ezek rossz szokássá válnak, és valójában több időt vesznek el, mint amennyi pihenésre szükséged van.

Kezeld az idődet és az energiádat értékként, és próbáld meg tudatosan menedzselni őket. Sokan úgy értelmezik az Eisenhower-mátrixot, mint ami a hatékony időmenedzselésre készült, de valójában ez a hatékony önmenedzselés rendszere.

„Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos.” – David D. Eisenhower