Mi a kétperces szabály az időgazdálkodásban?

A kétperces szabály lényege, hogy ha van egy feladat, amit két percen belül el lehet végezni, akkor azt azonnal meg kell csinálni, ahelyett, hogy halogatnánk vagy felírnánk a teendőink listájára. Rém egyszerűen hangzik, mégis vannak buktatói. A cikkben megmutatom, hogyan használd jól ezt a szabályt.

Példák a kétperces szabály alkalmazására

E-mailek kezelése: Ha egy e-mail gyors választ igényel, azonnal válaszolj rá!

Irodai feladatok: Ha valaki megkér arra, hogy írj alá egy dokumentumot vagy végezz el egy gyors adminisztratív feladatot, tedd meg azonnal!

Háztartási feladatok: Ha látod, hogy ki kell vinni a szemetet vagy el kell pakolni néhány tárgyat, és ez kevesebb mint két percet vesz igénybe, tedd meg rögtön!

Honnan származik a kétperces szabály?

Ezt a szabályt David Allen népszerűsítette a „Getting Things Done” (GTD) című könyvében. David Allen egy amerikai produktivitási tanácsadó. A GTD módszer célja az, hogy segítsen az embereknek rendszerezni a feladataikat oly módon, hogy a lehető legkevesebb stresszel és a leghatékonyabban végezhessék el őket.

Allen szerint a kulcs az, hogy az elménket tehermentesítsük a különféle teendők, emlékeztetők és információk nyomásától, és egy jól strukturált rendszerben tartsuk őket, amely lehetővé teszi számunkra a teljes fókuszt a tényleges munkára. Ehhez egy eszköz a kétperces szabály.

Miért pont 2 perc?

Könnyű mérhetőség: A két perc egy rövid, de konkrét időkeret.

Minimalizált megszakítás: Két perc elegendően rövid idő ahhoz, hogy a feladat elvégzése ne szakítsa meg jelentősen a nagyobb projektekre fordított figyelmet. A hosszabb időkeretek már nagyobb megszakítást jelentenek, ami csökkentheti a fókuszt és a hatékonyságot.

Motiváció és lendület: A két perc alatt elvégzett feladatok gyorsan adnak visszajelzést és elégedettséget, ami növeli a lendületet a további munkához.

Szokásalakítás: A rövid, jól meghatározott időkeret könnyen beépíthető a napi rutinba.

A két perc persze nincs kőbe vésve, lehet több is, de kevesebb is. A lényeg az, hogy ha egy feladat későbbi elvégzésére való emlékezés nagyobb erőfeszítést jelent, mint annak tényleges elvégzése, akkor csináld meg inkább most!

A függőben vagy befejezetlenül hagyott feladatok ugyanis stresszfaktorok. Hogy miért van így, arról ebben a cikkben olvashatsz bővebben: Mi a Zeigarnik-effektus?

A kétperces szabály előnyei

Csökkenti a teendőid listájának hosszát: Az apró, két percen belül elvégezhető feladatok azonnali teljesítése megelőzi, hogy ezek a feladatok felhalmozódjanak.

Segít elkerülni a halogatást: Azonnali cselekvésre ösztönöz. Ez különösen fontos az apró feladatok esetében, amelyeket gyakran halogatunk, mert úgy tűnik, hogy nem sürgősek. Az ilyen feladatok gyors elvégzése növeli az önbizalmat és a munkakedvet, hiszen azonnali sikerélményt nyújtanak.

Növeli a hatékonyságot: Ha nem halmozódnak fel a csip-csup dolgok, akkor hatékonyabban használhatjuk fel az időnket, és jobban koncentrálhatunk a lényeges feladatokra. Továbbá, csökkenti a stresszt, ami szintén hozzájárul a nyugodtabb és kiegyensúlyozottabb munkavégzéshez.

A kétperces szabály korlátai

Az ilyen egyszerű szabályoknak leginkább az a hátrányuk, hogy nem vesszük őket komolyan, mert túl egyszerűek.

Másik nagy problémája az, hogy szembe megy a legnépszerűbb produktivitási elvvel, miszerint akkor vagy a leghatékonyabb, ha egyszerre egy dologra koncentrálsz és minden mást félreteszel.

A túl sok apró feladat közötti ugrálás nem tesz jót a hatékonyságunknak. Viszont az sem tesz jót, hogy ez a sok apró feladat ott motoszkál a fejünkben, miközben próbálunk koncentrálni. Szóval, ha nem tudod ezeket ignorálni, akkor inkább végezd el őket minél előbb!

Újabb gond lehet, hogy a látszólag apró feladatok is gyorsan összetetté válhatnak. Például azt hiszed, hogy válaszolni egy e-mailre kevesebb, mint két perc, de kiderül, hogy a válaszhoz meg kell nézned valami kimutatást, vagy táblázatot, akkor máris komplikáltabb a dolog.

Ilyenkor meg kell vizsgálni, hogy mikor érdemes folytatni a feladatot:

• Ha már közel vagy a feladat befejezéséhez, folytasd és fejezd be, hogy ne kelljen újra belekezdeni később!
• Ha rájössz, hogy a feladat sokkal több időt igényel, mint amit eredetileg gondoltál, ütemezd be egy későbbi időpontra, amikor több időd van rá!

Az időbecslésed javul majd a tapasztalattal.

A kétperces szabály akkor is hátrány lehet, ha túl sok kétperces dolgod van. Ha ezek a feladatok felhalmozódnak, könnyen elérhetjük azt a pontot, ahol már nem tudunk hatékonyan dolgozni.

• Gyűjtsd össze a kétperces feladatokat és egy időblokkban végezd el őket. Például szánj 15-30 percet arra, hogy csak az ilyen rövid feladatokat intézd el egyhuzamban!
• Esetleg határozd meg, mennyi időt szánsz a kétperces feladatokra naponta! Ha elérted ezt a limitet, a fennmaradó feladatokat ütemezd át másnapra!

A kétperces szabály egy könnyen alkalmazható szabály. Ha rendszeresen alkalmazod, egy belépő szokás lehet ahhoz, hogy bonyolultabb és hatékonyabb időgazdálkodási módszereket is bevezess az életbe. Szóval, javaslom, hogy próbáld ki!