Az időmenedzsment alapjai

Egyre több elvárásnak kell megfelelnünk, legyen szó munkáról, magánéletről vagy egyéni célokról, és mindezt úgy, hogy közben ne égjünk ki, és ne érezzük úgy, hogy az időnk állandóan kicsúszik a kezünk közül.

Ahhoz, hogy eredményesen végezhessük a feladatainkat és megfelelően oszthassuk be az időnket, három kulcsterületre kell összpontosítanunk: az időmenedzsmentre, a feladatmenedzsmentre és az energiamenedzsmentre. Persze ez a három nem független egymástól.

Mi az időmenedzsment?

Az időmenedzsment az a folyamat, mely során hatékonyan tervezzük, szervezzük, használjuk és osztjuk be az időnket annak érdekében, hogy elérjük a céljainkat és maximalizáljuk a teljesítményünket. Lehetőleg mindezt a kiégés veszélye nélkül.

Az idő nem megújuló erőforrás, nem lesz belőle több. Az időgazdálkodás lényege, hogy prioritásokat állítunk fel, hogy a fontos feladatokra koncentráljunk, és a rendelkezésre álló időt a lehető legjobban használjuk ki.

Az időmenedzsmenthez tartozik:

Célkitűzés: Mielőtt nekiállnánk az időnket beosztani, meg kell határoznunk, hogy mik a legfontosabb céljaink. Ezek lehetnek rövid- vagy hosszú távú célok, de világosan kell őket definiálni.

Prioritások felállítása: Nem minden feladat egyforma fontosságú vagy sürgősségű, ezért lényeges, hogy azokat a tevékenységeket, amelyek kritikusak a céljaink elérése szempontjából, előtérbe helyezzük.  A fontos dolgok megállapításában segíthet az Eisenhower-mátrix.

Tervezés és szervezés: Az, hogy hogyan osztjuk be a napunkat, hetünket, vagy akár hónapjainkat, alapvetően meghatározza, hogy mennyire leszünk képesek elérni a céljainkat. Ehhez elengedhetetlen, hogy időblokkokat hozzunk létre a fontos feladatok számára, és elkerüljük a halogatást.

Koncentráció és figyelem: Fókuszáltan dolgozzunk a fontos feladatokon, minimalizálva a zavaró tényezőket.

Delegálás: Amennyiben lehetséges, egyes feladatokat átadhatunk másoknak, vagy kiszervezhetjük, hogy optimalizáljuk az erőforrásainkat.

Hatékony időkihasználás: Az időpazarlás minimalizálása is fontos, például a halogatás elkerülése és a felesleges tevékenységek megszüntetése.

Pihenés: Az energiánk helyreállításához megfelelő szüneteket kell beiktatnunk. Bizony a pihenéseinket is meg kell tervezni!

Időmenedzsment vs. feladatmenedzsment

Az időmenedzsment az idő optimális kihasználására összpontosít, vagyis arra, hogyan osztjuk be az időnket a különböző tevékenységek között. Az időt próbálja strukturálni és irányítani.

A feladatmenedzsment a konkrét feladatok kezelésére és végrehajtására összpontosít. Itt a cél a feladatok hatékony lebontása, priorizálása, végrehajtása, és nyomon követése.

A kettő közötti különbség inkább csak a fókuszban rejlik. Míg az időmenedzsment inkább arra koncentrál, hogy mikor végezzük el a teendőinket, addig a feladatmenedzsment arról szól, hogy mit és hogyan kell elvégezni.

Ha az időgazdálkodás szempontjából nézzük akkor a cél az, hogy a rendelkezésre álló időt optimálisan használjuk ki, a határidőket betartsuk, és kiegyensúlyozzuk a feladatokat.

Ha a feladatkezelés felől közelítjük meg, akkor a cél a feladatok rendszerezése és követése annak érdekében, hogy minden fontos feladat el legyen végezve, a lehető legjobb minőségben.

Például, ha vállalkozó vagy, akkor nálad a feladatmenedzsment magában foglalja a napi operatív teendők kezelését, mint a számlák feldolgozása vagy a beszállítókkal való kapcsolattartás. Az időmenedzsment pedig segít abban, hogy ezeket a feladatokat mikor és hogyan ütemezd a nap folyamán.

Mind az időmenedzsment, mind a feladatmenedzsment lényege, hogy a produktivitást növelje, hogy a feladatokat hatékonyabban tudjuk végrehajtani.

Hogy jön a képbe az energiamenedzsment?

Mindennek a lényege az energiamenedzsment! Az energiamenedzsment célja, hogy felismerjük és kezeljük a napi energiaszintünk változásait, és ennek megfelelően osszuk be a feladatokat és az időnket.

Az energiaszintünk a nap folyamán ingadozik, és ez befolyásolja, hogy milyen hatékonyan tudunk dolgozni. A legtöbb ember reggel vagy délelőtt a legenergikusabb, míg délutánra az energiaszint csökken, és estére újra feltöltődhet. Ha ezt a mintázatot felismerjük, vagy a saját egyedi mintázatunkat, akkor a feladatainkat is aszerint oszthatjuk be, hogy mikor vagyunk a legproduktívabbak.

Például érdemes a legfontosabb, szellemi fókuszt igénylő feladatokat a nap első felére ütemezni, amikor az energiaszintünk magasabb, míg a rutinjellegű, kevés koncentrációt igénylő teendőket délutánra hagyni, amikor az energiaszintünk csökken.

Ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a napunkból, nem elég csupán az időt jól beosztani vagy a feladatokat megfelelően rendszerezni. A három terület – időmenedzsment, feladatmenedzsment és energiamenedzsment – együttműködése teszi lehetővé, hogy hosszú távon fenntarthatóan és hatékonyan dolgozzunk, anélkül, hogy kiégnénk.