Priorizálás: hatékony időbeosztás kiégés nélkül

Ne felejtsd el, hogy az idő az egy erőforrás! Ha jól használod, nem csak a produktivitásod fog javulni, hanem a túlzott stresszt és a kiégést is elkerülheted.

Az idővel legtöbbször az a baj, hogy kevés van belőle, vagy legalább is úgy érezzük. A konfliktus, ami alapvetően bennünk van, hogy rengeteg olyan dolog van, amit nem szívesen csinálunk, de mégis el kell végezni. Ezek a kötelesség alapú időtöltéseink. És vannak olyan dolgok is, melyekkel szívesen töltenénk az időt, de nem jut rá elég a sok kötelesség miatt.

Hogyan kell priorizálni?

Muszáj fontossági sorrendet felállítanunk a feladataink között, és nem szabad, hogy ezt a sorrendet csak a határidők szabják meg. A kiindulási pont mindig legyen az, hogy mi a célod az életben! Hogy miért tevékenykedsz egyáltalán, miért viszel véghez feladatokat? Ha ebből indulsz ki, könnyebb lesz megállapítani, hogy mi számít fontos feladatnak, és mi nem. A fontos feladatok meghatározása mindig egyéni preferenciáktól és körülményektől függ, de néhány tippet azért tudok adni.

Ha a célod a kiégés elkerülése, akkor segítségedre lehet az Eisenhower-mátrix, amiről ITT olvashatsz bővebben. Ennek a lényege, hogy különbséget kell tenni, sürgős és fontos dolgok között.

A fontos dolog összhangban áll a küldetéseddel, a céljaiddal, az értékeiddel. Tehát számodra fontos. A sürgős dolog azt jelenti, hogy azonnali figyelmet igényel. Most kell lépnünk a dologgal kapcsolatban, nem halasztható későbbre. A sürgős dolgok nyomást gyakorolnak ránk, ezért általában nyilvánvalóak, de sok esetben nem fontosak számodra, nem kapcsolódnak a céljaidhoz.

A feladataidat úgy kell delegálni, hogy több időt tölts fontos feladatokkal, és kevesebbet sürgős feladatokkal, különben az egész életed egy folyamatos tűzoltás lesz. Vagyis az olyan feladatok, amelyekben örömünket leljük, vagy szenvedélyünk van irántuk, valószínűleg magasabb prioritást kell kapjanak, mert ezek hozzájárulnak az elégedettségünkhöz és motivációnk fenntartásához.

De hozzá kell tenni, hogy idővel lehetnek változások a prioritásainkban. Fontos, hogy rendszeresen áttekintsük és felülvizsgáljuk a teendőinket, és igazítsuk őket a friss céljainkhoz és értékeinkhez. Ne féljünk elengedni olyan feladatokat, amelyek már nem támogatják céljainkat vagy nem hoznak értéket az életünkbe!

Ha a célod az eredményesség növelése, akkor kicsit máshogyan kell meghatároznod a fontos feladatokat. Használhatod a Pareto-elvet, amiről ITT olvashatsz bővebben. Ennek a lényege a 80/20-as szabály, vagyis az eredményeink 80%-át a befektetett időnk 20%-ával érhetjük el.

Ismerd fel azokat a tevékenységeket, amelyek a legnagyobb eredményeket hozzák, és ezekre koncentrálj. Ezek lesznek a fontos feladataid!

Mit tehetsz, ha túl sok a feladatod?

Mindenképpen alakíts ki magad számára egy könnyen kezelhető rendszert, ne csak ad hoc láss neki a feladatoknak, hanem tervezd meg, hogy mikor mit fogsz csinálni! Hozz létre egy napi, heti vagy havi ütemtervet, amelyben rögzíted a legfontosabb teendőket és az ezekhez tartozó időtartamot. Ez segít elkerülni az időpazarlást és koncentrálni a legfontosabb feladatokra.

DE, az időbeosztás során ne feledkezz meg a pihenésről és a regenerálódásról sem! Ez akkor is kell, ha ki sem látszol a munkából! A túlzott munka és az állandó stressz hosszú távon kimerülést és kiégést okozhat. Építsd be a napi rutinodba a pihenés valamilyen formáját! Ez a hatékony munkához szükséges feltöltődés forrása.

Figyelj a hatékonysági zónákra! Nem mindegy, mikor mit csinálsz! Néhányan hatékonyabbnak érzik magukat reggel, míg mások inkább este pörögnek. Figyelj magadra, és próbáld meg az idődet olyan módon beosztani, hogy a legjobban ki tudd használni a termelékeny időszakokat! Feladatfüggő is lehet, hogy mi megy jobban reggel vagy este. Ez a „jókor és jó helyen” művészete. Ez a cikk segíthet ebben: Így rajzold meg a saját energiagörbéd!

Húzd meg a határokat és ne vállalj be mindent! Meg kell tanulnod nemet mondani az olyan feladatokra, melyeket nem szívesen csinálsz és semmilyen módon nem kapcsolódik a felelősségi körödbe!

A feladatok kiszervezése is segíthet, hogy levegőhöz juss. Ha van olyan feladat, amit más is el tud végezni, akkor végeztesd el mással, akkor is, ha fizetni kell érte! Ha ez mentesít a nyomás alól, akkor megéri a befektetést.

Ha ezek közül csak néhány tanácsot fogadsz meg, máris hatékonyabb és ezáltal tehermentesebb lehet a munkavégzésed!